¿Sabes qué consideraciones tener en cuenta a la hora de establecer el presupuesto de Learning & Development? ¿O incluso por dónde empezar al momento de presentar un argumento comercial a las partes interesadas cuando se necesitan fondos para la formación?
Conseguir presupuesto para formación siempre ha sido un reto. Las organizaciones tienen muchas necesidades de recursos económicos que compiten entre sí, y la formación es sólo una de la larga lista de necesidades de inversión. Entonces, ¿qué puede hacer el equipo L&D para garantizar que el aprendizaje no sea el pariente pobre cuando se trata de gasto de capital?
Como para muchas otras cosas, la planificación y la preparación son absolutamente fundamentales. Dedicar tiempo a determinar las necesidades de aprendizaje y cómo repercutirá este en el rendimiento individual, del equipo, del departamento y de la organización.
Me gustaría compartir algunas observaciones y consideraciones sobre algunas de las acciones que puedes considerar para ayudarte a asegurar y sacar el máximo provecho de tu presupuesto de L&D.
¿Por qué necesitas invertir en tus alumnos? ¿Qué necesitan aprender?
No hay que subestimar el valor del aprendizaje y, por lo tanto, la inversión para proporcionarlo adecuadamente es primordial. Desafortunadamente, cuando se recortan los presupuestos, el de L&D es uno de los primeros que se ve afectado. Para ayudar a cambiar esto, cuando se trata de obtener un presupuesto para tus programas de L&D, hay que hacer mucho más en la etapa de «planificación», para demostrar su valor y ayudar a protegerlo en el futuro. Este artículo examina lo que hay que tener en cuenta a la hora de justificar el presupuesto de formación y desarrollo.
En una reciente encuesta realizada a más de 2.000 de nuestros alumnos, les preguntamos cuál era su principal motivación para aprender en el trabajo, y un asombroso 82,7% respondió que mejorar sus competencias. Nunca ha sido tan importante como ahora, cuando nos enfrentamos a enormes carencias de competencias en todo el sector.
De hecho, en una entrevista que realizamos a Nick Bate, cofundador y director de Blue Eskimo, empresa líder en selección de personal especializada en el sector de la formación en el Reino Unido, señaló que:
“Muchos de los puestos de trabajo y funciones actuales ni siquiera existirán dentro de diez años, por lo que la presión y la demanda sobre los equipos de L&D para que se reciclen y actualicen probablemente sea mayor que nunca. Tener esta capacidad de planificar el futuro permitirá a estas organizaciones seguir siendo competitivas”.
Nick Bate
Cofundador y director de Blue Eskimo
Este tipo de estadísticas no hace sino reforzar la necesidad de que los presupuestos de L&D apoyen adecuadamente los programas de formación.
Aparte de esto, los programas de L&D no sólo crean beneficios para los empleados, sobre los que hablaré más adelante, sino que también pueden crear una serie de aspectos positivos de los que se beneficiará la empresa, como:
- Mayor compromiso de los empleados.
- Menor rotación de personal gracias a una plantilla más leal y comprometida.
- Mayor productividad.
- Reducción del absentismo.
- Mejora de la reputación y el perfil de la empresa.
- Capacidad para atraer talentos de alto nivel.
- Le permite seguir el ritmo de los cambios del sector y reaccionar ante ellos.
Entiendo que establecer un presupuesto de formación puede ser difícil: ¿Por dónde empezar? ¿Qué se quiere conseguir con este programa de formación y cómo se puede demostrar el retorno de la inversión?
En mi opinión, hay dos etapas importantes que deben realizarse antes de preparar el presupuesto de formación y desarrollo:
- Primer paso: Implicar a las partes interesadas.
- Segundo paso: Considerar el retorno de la inversión (ROI).
Empecemos por implicar a las partes interesadas…
Implicar a las partes interesadas: ¿Cómo conseguir que ayuden a fijar tu presupuesto de L&D?
Hasta hace poco, el aprendizaje y el desarrollo del personal se consideraban a menudo como algo «deseable», pero ahora que las expectativas de los empleados han pasado de «tener» que aprender a «querer» aprender, existe una mayor necesidad de utilizar los presupuestos de aprendizaje y desarrollo de la mejor manera posible.
A veces, conseguir el compromiso de las partes interesadas de alto nivel para invertir en aprendizaje y desarrollo puede ser un reto. A menudo, un buen punto de partida son las partes interesadas en las que se desea invertir. Cuando hablamos con David James, Chief Learning Officer de Looop, sobre la inversión en los alumnos, señaló que los equipos de formación y desarrollo deben hablar a los interesados de forma diferente para mejorar su «servicio». De este modo, cuando una parte interesada solicita formación, los equipos de formación y desarrollo pueden plantear las preguntas adecuadas, por ejemplo:
- ¿Qué quiere conseguir con la formación?
- ¿Qué es lo que no ocurre ahora?
- ¿A quién debemos influir concretamente?
- ¿Quién es responsable de la forma en que se hace el trabajo y, por tanto, de los resultados?
Esto demuestra que, como equipo, están interesados en marcar la diferencia.
Una vez que los equipos de L&D tienen esta visión, pueden proponer una solución de formación más centrada en el problema, lo que disminuirá el riesgo y asegurará que el resultado aborde las dificultades iniciales a las que se enfrentaban estas partes interesadas. Esto significa que los equipos de L&D empiezan a resolver problemas reales, de uno en uno.
Esto permite crear un caso de negocio para que el presupuesto requerido apoye esta necesidad de formación y genere conversaciones significativas con las partes interesadas de alto nivel para asegurar este presupuesto.
Demostrar el ROI: ¿Por qué necesita un programa de formación y desarrollo?
A menudo, para obtener una inversión financiera hay que demostrar por qué se necesita el dinero y qué va a cambiar como resultado de ello. Demostrar el ROI de cualquier programa de aprendizaje y desarrollo puede ser complicado. ¿Cómo cuantificar lo que la gente aprenderá de él y, lo que es más importante, cómo evolucionará el talento y cómo se beneficiará después la empresa?
Lo más importante es establecer los resultados del programa desde el principio y definir las características del éxito. Si no se hace, no habrá en qué basar el éxito o, me atrevería a decir, el fracaso.
Para ello puede contribuir el repaso de las cuestiones planteadas anteriormente con las personas que necesitan formación. Si puede demostrar dónde están las necesidades y el impacto que tienen en la productividad y la capacidad de un empleado para realizar su trabajo, será más fácil volver atrás y hacer referencia a esto para demostrar cómo la formación ha resuelto estos problemas.
Y aunque los programas de formación y desarrollo deberían ayudar a aliviar los problemas a los que se enfrentan los empleados en su día a día, también pueden aportarles otros beneficios, entre los que se incluyen:
- Mayor satisfacción y moral en el trabajo.
- Mantener y ampliar competencias y conocimientos.
- Identificar puntos débiles.
- Aumentar la productividad y el cumplimiento de las normas de calidad.
Los mejores consejos: ¿Cómo conseguir el presupuesto que necesita?
Tomando como base lo dicho en este artículo ¿Qué cosas hay que tener en cuenta para conseguir el presupuesto necesario para cubrir las necesidades de formación de los empleados y de la empresa?
- Determina cuáles son las necesidades de tus alumnos: ¿Dónde están fallando en su trabajo por falta de conocimientos?
- Hechos concretos: ¿Qué cambiará gracias a esta formación?
- Panorama general: ¿Cómo se alineará esta formación con los objetivos y metas de la empresa?
- El futuro: ¿Dónde quieren estar tus alumnos y cómo puede esto ayudarles a conseguirlo? (En relación con las carencias de competencias y habilidades).
- Explora las soluciones: ¿Qué formación funcionará tanto para los empleados como para la empresa?
