Descubre cómo mejorar el proceso de onboarding de empleados híbridos para garantizar la retención del talento y el éxito a largo plazo de tu empresa.
La incorporación de nuevos empleados es uno de los aspectos más importantes en el proceso de onboarding de cualquier compañía. Siempre ha sido fundamental, pero a medida que las empresas van adoptando con más frecuencia modelos de trabajo híbridos o en remoto, se ha vuelto aún más relevante.
Es un hecho: el proceso de onboarding puede resultar difícil tanto para los trabajadores como para las empresas. De hecho, solo el 29% de los nuevos contratados se siente completamente preparado y respaldado en su nuevo puesto después de la incorporación.
En Reino Unido, más de un 30% de los empleados a tiempo completo tienen un modelo de trabajo híbrido. Ante esta nueva realidad, muchos departamentos de Recursos Humanos se han embarcado en la tarea de revisar sus estrategias de incorporación para abordar nuevas formas de trabajo, y ahora buscan formas efectivas de combinar lo presencial y lo digital.
Ese esfuerzo merece la pena, ya que las empresas que logren mejorar el proceso de onboarding de sus trabajadores con modelos híbridos, podrían experimentar una mayor eficiencia operativa, mayores ganancias y empleados más felices. Aquellos que no lo hagan podrían ver una menor retención de personal, una menor productividad y un impacto en su resultado final.
La gran pregunta… ¿cómo mejorar el proceso de onboarding? En este artículo, compartiremos varias estrategias para mejorar el proceso de incorporación para trabajadores híbridos.
¿Por qué es tan importante un proceso de incorporación efectivo para trabajadores híbridos?
Para destacar en un mercado donde muchas habilidades clave escasean, los reclutadores deben hacer todo lo posible para atraer, comprometer y retener el mejor talento. Según recientes estudios, los empleados que experimentan un proceso de onboarding positivo tienen 18 veces más probabilidades de comprometerse con su empleador, lo que aumenta la retención de personal en un 82%, un claro indicador de que un proceso de incorporación efectivo beneficia a largo plazo al negocio, por lo que no se puede pasar por alto.
El proceso de incorporación puede variar en diferentes organizaciones. Por lo general, incluye presentaciones a miembros del equipo, cumplimiento obligatorio, una reunión de bienvenida, una descripción general de las herramientas de productividad y cualquier otro elemento que ayude a los empleados a sentirse cómodos. Un proceso de incorporación efectivo ayudará a los trabajadores a sentirse valorados, los involucrará, los ayudará a adaptarse a su nuevo puesto, a las filosofías de la empresa y a todo lo que la empresa tiene para ofrecer, proporcionándoles también el aprendizaje y las herramientas necesarias para tener éxito en su función.
Cómo incorporar con éxito a trabajadores híbridos
Aunque los beneficios del trabajo híbrido son evidentes para muchas empresas, la incorporación de personal en un modelo de trabajo mixto no está libre de desafíos. De hecho, más de un tercio (36%) de los gerentes de recursos humanos sintió que la incorporación remota o híbrida dificultaba una formación, efectiva y específica, para los nuevos contratados.
Sin embargo, a medida que el trabajo híbrido se vuelve más común en el Reino Unido, muchas organizaciones están encontrando nuevas formas de mejorar su proceso de incorporación para trabajadores híbridos.
Comienza el proceso de incorporación antes del primer día del empleado
A pesar de los mejores esfuerzos de una organización, el primer día de trabajo de un empleado puede resultar abrumador. Con nuevos sistemas que aprender, personas que conocer y tareas administrativas por completar, se espera que los nuevos contratados naveguen a través de mucha información y procesos nuevos.
Es importante implementar un período previo al inicio que comience desde el momento en que un nuevo empleado firma su contrato. Este período es una de las primeras experiencias que un empleado tendrá con su organización y se puede utilizar como una ventana para introducir a los nuevos contratados en la cultura de la empresa, sentando una base sólida para la participación.
Piensa más allá de los primeros 30 días
Más allá de la incorporación, los empleados necesitan un proceso personalizado para tener éxito en sus nuevos roles. Por ejemplo, la incorporación de un nuevo vendedor requerirá un conjunto diferente de actividades que la incorporación de un socio financiero senior, un hecho que algunas empresas pasan por alto al ejecutar sus procesos de incorporación para trabajadores híbridos.
Al permitir que los departamentos y gerentes creen planes personalizados, la experiencia de incorporación puede convertirse en una oportunidad de mejores prácticas para el desarrollo y la capacitación continua que se extiende mucho más allá de los primeros 30 días. Cuando se ejecuta correctamente, las organizaciones pueden ofrecer programas personalizados que les permitan proporcionar capacitación, supervisar el progreso de cada empleado y programar eventos con colegas que mantendrán a los nuevos contratados comprometidos, ya sea en la oficina o trabajando desde casa.
Aclara el proceso de configuración
Es importante mantener a los nuevos contratados informados durante todo el proceso de incorporación, pero a veces los gerentes olvidan discutir el proceso de configuración. Asegúrate de explicar qué equipo se enviará y cuándo se espera, y lo más importante, qué hacer con él. Muchos nuevos contratados se benefician al comprender qué inicios de sesión se están creando, cuándo se activarán y cualquier otra acción que deban realizar, como descargar software o conectarse a una VPN.
Programa reuniones periódicas con los nuevos contratados
La incorporación virtual a menudo puede hacer que los empleados se sientan solos, aislados y como si no pertenecieran completamente. Por eso es importante que los gerentes y líderes de equipo tengan reuniones regulares uno a uno para que los nuevos contratados puedan plantear cualquier desafío, inquietud e incluso retroalimentación positiva sobre su experiencia de incorporación.
Es importante tener reuniones regulares programadas como parte de un proceso de incorporación.
Conecta a las personas
Lo que nos lleva a la importancia de la conexión humana. Cuando la incorporación es virtual, se debe prestar especial atención para ayudar a los nuevos contratados a conectarse con sus colegas y conocer la cultura de la empresa.
Los equipos de recursos humanos más efectivos configuran a los nuevos empleados en sus plataformas de comunicación antes de unirse a la empresa. Con el 42% de los trabajadores híbridos y remotos experimentando dificultades para establecer nuevas relaciones laborales, este proceso permite que los nuevos contratados conozcan a sus compañeros de equipo y establezcan relaciones antes de comenzar su nuevo rol, lo que mejora la participación y facilita la experiencia de incorporación para todas las partes.
Asigna un compañero de incorporación
Otra fuente de conexión es un compañero de incorporación. Sería la mejor persona a la que recurriría el nuevo contratado si tiene problemas con cosas como tecnología, administración o líderes de proyectos, y lo dirigiría a las personas adecuadas dentro de la organización. Proporcionan una conexión con el resto del negocio, lo que ayuda a los nuevos contratados a sentirse lo suficientemente cómodos como para acercarse a las personas y pedir consejos, además de adaptarse a la nueva cultura de la empresa. Esto es aún más importante virtualmente que en persona.
Utiliza la comunicación informal
Todos somos humanos y todos nos sentimos un poco abrumados cuando comenzamos algo nuevo y desconocido. Tener un espacio digital donde las personas puedan hablar informalmente con compañeros de trabajo puede facilitar mucho las presentaciones. Incluso programar charlas informales por videollamada, videoconferencias virtuales o chatear en canales de redes sociales internas puede hacer que los nuevos contratados se sientan más cómodos en las primeras semanas.
Emplea el aprendizaje asíncrono
La incorporación en un entorno de trabajo híbrido es diferente de la incorporación en persona, por lo que es importante que los nuevos contratados reciban capacitación que refleje esto. El mayor error que cometen los empleadores es tratar de replicar el proceso de incorporación en persona en línea, a través de Zoom o Microsoft Teams. Desafortunadamente, esta rara vez es una práctica efectiva de incorporación; la fatiga de Zoom es un problema real.
En cambio, los equipos de recursos humanos y desarrollo de talento deben buscar herramientas que permitan el trabajo y la colaboración asíncrona, e incorporarlas en su proceso de incorporación. Los cursos online, foros de discusión y wikis de la empresa son herramientas invaluables que brindan a los nuevos contratados la libertad de completar tareas a su propio ritmo, hacer preguntas y reflexionar sobre lo que han aprendido. Esto puede ayudarlos a sentirse más cómodos y seguros al asumir un nuevo rol.
Establece expectativas
Cuando se trabaja en un entorno híbrido, puede ser difícil para los nuevos contratados comprender qué se espera de ellos cuando trabajan de forma remota. El proceso de incorporación es el momento perfecto para establecer estas expectativas e introducir a los empleados en la cultura de la empresa. Ya sea que alientes a los empleados a trabajar en horarios flexibles, requieras una conexión Ethernet en lugar de Wi-Fi o desalientes el uso de fondos virtuales borrosos, el proceso de incorporación es el mejor momento para hablar de estos temas con los nuevos contratados, ya que sus experiencias con otros empleadores podrían haber sido muy diferentes.
Recopila comentarios e implementa cambios
Sería poco razonable esperar que cualquier departamento de recursos humanos logre el proceso de incorporación para trabajadores híbridos correctamente en el primer intento.
Por ello, se debe incorporar un proceso continuo de aprendizaje e iteración en la cultura de incorporación. Los comentarios de los empleados recopilados en diversas etapas del proceso de incorporación pueden resultar una herramienta invaluable para muchos empleadores, ya que proporcionan comentarios y sugerencias en tiempo real en cada punto del viaje de incorporación.
Este artículo es una combinación de dos artículos que publicamos originalmente en nuestra web Virtual College by Netex: Incorporación en un Mundo Híbrido y Cambio en el Proceso de Incorporación: el impacto de COVID-19.
